¿Te ha pasado que tienes muchas ideas que quieres ejecutar, pasan los meses y se te hace imposible bajarlas a tierra por falta de tiempo? 

¿Te ha ocurrido que pasas el día con actividades de rutina, operativas que son urgentes y que te agobia lleven tantas horas pero necesitas hacerlas? 

Es muy frustrante 😖  Peeero buenas noticias, ¡se puede solucionar! 

No significa que no hayan momentos en los que pase eventualmente, pero al solucionar el problema de raíz, los momentos son cada vez menores y fácilmente puedes detectar su principio y fin, lo que hace que sientas más tranquilidad al transitarlos y eventualmente tu productividad aumente. 

¿Cómo? Pues te cuento mi historia, que así como otras personas, asumimos el gran reto de digitalizar nuestros procesos. 

Iniciar

Si respondiste que sí a las preguntas del inicio, significa que tienes todos los requisitos necesarios para digitalizar tus procesos. 

Para eso, lo primero es que bajes a papel cuáles son las actividades que si o si tienes que hacer para que tu organización funcione y cuáles dependen exclusivamente de ti. El objetivo es que puedas reconocer cuánto te llevan estas actividades de tu trabajo diario, su frecuencia y si tienen algún tipo de periodicidad (siempre a fin de mes por ejemplo).  

Puedes hacer este ejercicio como lo desees, siempre que obtengas al final una lista con la siguiente información: 

• Actividad

• Cuánto me lleva hacerla (en horas)

• Cada cuánto la hago (frecuencia)

Una vez que cuentes con esta información, llega el momento de analizar.

Analizar

Voy con un ejemplo propio. Cuando hice este ejercicio por primera vez para el trabajo, anoté lo siguiente (comparto las primeras 5 urgentes): 

Si esto lo dividimos por día, podemos ver lo siguiente:

En primer lugar, tomé mi día laboral de seis horas, considerando un margen de dos horas para actividades inherentes a mi rol. 

Cuando lo calculé así, vi que estaba un 43,30% por arriba de mi capacidad semanal (si sumamos los porcentajes dan 143,3%). 

Allí observé que los temas personales que parecía no me estaban llevando mucho  (porque son espaciados en la diaria) afectaban un 33,3% de mi tiempo, ¡un montón! 

Pero aún sacándolos, estaba un 10% por encima de mi capacidad, y lo ideal es que estemos en general al 70-80% de nuestra capacidad para tener un margen de tiempo para dar espacio a la creatividad. 

Con este panorama, pasé a analizar cada actividad para entender por qué me llevaba tanto: 

• Seguimientos bancarios: Esto ya lo estaba registrando en el sistema, pero al hacerlo cada dos meses, el tiempo de registro me llevaba mucho más de lo esperado porque la conciliación era mucho más compleja. 

  • Solución a probar: Revisar 30min cada 2 semanas los movimientos y registrarlos en el sistema. Esto me permitiría reducir a una hora por mes el trabajo que hoy me llevaba 4h en promedio y que era energéticamente agotador porque eran dos días cada dos meses que no podía dedicarle a otra cosa. 

  • Resultado: ¡Funcionó! En promedio por mes termino dedicando 1h30min. Para esto, cualquier gasto generado por cualquier persona del equipo ya lo registra en el sistema al momento y la conciliación se hace muuucho más llevadera. 

• Responder mails y mensajes varios: Cuando me di cuenta que me llevaba el 50% DEL TIEMPO no lo podía creer. Empecé a entender qué ocurría y esto fui encontrando:

  • Algunos mails podía no responderlos al momento, por lo que empecé a priorizar qué necesitaba respuesta inmediata y que podía esperar. 

  • Solución a probar: Esta técnica que se utiliza frecuentemente en la gestión del tiempo: una vez por día dedicas 30min a responder mails, hay mails que ya puedes dar una respuesta y otra que la respuesta puede ser: “recibido, estaré procesándolo para darte una respuesta a la brevedad” por ejemplo.  Cuando no podía dar la respuesta, lo que hacía era crearme una tarea en el sistema, sobre el contacto de la persona o una tarea en el proyecto si tenía que ver con uno. Me planificaba la actividad con fecha para abordarla y ello me ayudó con la priorización de las tareas en el día. 

  • Los mensajes varios, cuando eran por chat o algo dentro del equipo empecé a aplicar lo mismo. 

  • Solución a probar: si era algo que podía resolver hasta en 5 minutos, lo tomaba, si no, respondía que lo tomaba luego y lo planificaba. Por supuesto que pueden surgir urgencias, pero sorprendentemente cuando empecé a explicarle a las personas hermosas con las que trabajo mi plan para estar menos colapsada y así poder aportar más valor al equipo a largo plazo, y que para eso les iba a preguntar siempre si algo era urgente antes de verlo (en momentos en los que estuviese concentrada), cada vez surgieron menos urgencias y logré reducir considerablemente los tiempos al respecto. 

  • Resultados: este nuevo método me ayudó a reducir 5 horas por semana el tiempo destinado a esta actividad. Ya verán las cuentas. 

  
  

• Seguimientos comerciales: aquí lo que detecté es que si bien venía registrando todo en el sistema, no me estaba haciendo tareas de seguimiento, por lo que cada dos días revisaba tooodos los pendientes.  

• • Solución a probar: Asignarme tareas de seguimiento.

  • Resultado: 1h menos por semana dedicada a esta tarea. 

• Temas personales: difícil decisión.  

• • Solución a probar: Para sincerarme decidí utilizar la famosa técnica de pomodoro adaptada y cada 40min me permitía mirar 5min el teléfono. No necesariamente los usaba para mirarlo pero era un permitido. Y el resto de temas personales, fuera de las horas laborales. 

  • Resultado: 3,75h por semana (reducción de 6,25h a la semana para esta actividad). 
    
    

• Sincronización con el equipo: ¡esta fue una actividad reveladora! Lo primero que hice fue preguntarle al equipo por qué sentían que llevaba tanto tiempo sincronizarnos y la respuesta más frecuente fue que habían muchos temas acumulados por ver. Y viéndolo en perspectiva, pasaba lo mismo con mis actividades, se acumulaban un montón. 

  • Solución: pasamos a darle mayor rigurosidad a la daily escrita (es una actividad que viene de la metodología SCRUM, adaptaba a las realidades del equipo) y cada tres días hacemos sincronizaciones en reuniones de no más de media hora con el equipo.

  • Resultado: 4h horas por semana (¡8h menos!)

Luego de las soluciones implementadas, veamos el resumen:

Celebrar, generar conclusiones

Primero quiero aclarar que este ejercicio me llevó MESES, no fue fácil ni tomarme el tiempo para analizarlo, ni tomar el hábito de registrar las horas para el análisis y luego de hacer los cambios que habían que hacerse. 

Pero ¡qué felicidad cuando da resultados!

Algo clave en el proceso fue contar con un sistema desde antes y contar también con un equipo que me daba ideas de cómo aprovecharlo para solucionar los desafíos a los que me enfrentaba. 

CLAVE:

• Registrar mi tiempo.

• Tener un sistema para administrar mis actividades operativas.

Como verán, este artículo estuvo más enfocado a la organización personal pero fácilmente podemos proyectarlo a la empresa. 

Al ser parte de la empresa, si cada persona está sobresaturada, es matemáticamente imposible que los tiempos permitan que pueda desarrollarse porque no hay recursos disponibles. Por lo que el primer paso es que cada persona de la organización pueda agrupar sus tareas y ver cómo está su capacidad. 

De estar sus actividades por encima de sus capacidades, es necesario priorizar y estar conscientes de qué se está dejando afuera. 

Si lo que se está dejando afuera es necesario para la organización a largo plazo, es fundamental pensar en estrategias para atender la situación, y para ello digitalizar los procesos, tener un sistema en el que dejar plasmado actividades, que nos ayude con el seguimiento diario, que nos permita acudir a la información cuando la necesitamos, nos dará estructura para analizar que hacer y hacia donde ir para mejorar nuestra productividad.

El sistema no será más que una herramienta, pero sin ella el gestionar el equipo a largo plazo implicará que estemos constantemente con actividades por encima de nuestra disponibilidad de tiempo y con ello nuestra salud laboral se verá fuertemente afectada y en consecuencia nuestra productividad.